企業のセミナーなどで最近は貸会議室を利用するケースが増えています。貸会議室の予約方法・設備・相場・支払方法など、いろいろな知識を知っておくといいでしょう。このサイトでは知っている人だけがトクをする！こんな利用方法があった会議室利用テクやノウハウをテーマに迫ります。


 

 貸会議室の予約方法

 

東京や大阪など大都市ならば貸会議室も多いです。利用したい場合に、初めてならばわからないこともあるでしょう。簡単に予約を取るまでの流れをご紹介しておきます。


貸会議室運営会社があるのでインターネットで探し、予約したい会議室が見つかればインターネットで予約をしたり電話をしたりします。この段階では正式予約ではなくて仮予約状態です。例えば、レストランの予約の場合は、電話予約をすれば、それで完了になります。電話1本でできますが、貸会議室の場合は違います。レストランなどで少人数ならば、直前に取消をされても、他のお客様を受け入れることで穴埋めができます。


しかし、貸会議室の場合は簡単にはいけません。「すみません！取消をするのを忘れていました」では済まないのです。すぐに貸会議室を利用する人達が見つかる可能性は低いからです。貸会議室の場合は一度に数十名以上収容できるスペースを押さえる必要があります。


そこで、突然キャンセルされると、会議室をその日に確保していただいて会議を開催してもらうなど考えられません。空きが出てしまうと穴埋めが簡単にはできません。こういったことから、貸会議室を予約する場合は、インターネットや電話で予約した段階は「仮予約」になるのです。


仮予約の期間内に、正式な申し込み書面を提出して、必要な申込金を納めます。場合によって、予想以上に人が集まってくるようならば、広い貸会議室に変更しなければなりません。この場合、正式予約になったあとはキャンセル料の対象になることもあります。想定される人数をしっかり把握しておかなければ思わぬ出費になってしまいます。注意しておきたいポイントです。集まれば集まるだけ良いという甘い考えは捨てましょう。


 

 貸会議室の設備

 

自社の会議室があっても、その設備が貧弱であると、ダラダラした会議になることもあります。そんな場合は、一度貸会議室を借るといいでしょう。自社の会議室にある備品を見回してみましょう。ホワイトボード・テーブル・イス程度ならばシンプルですが、あまりにも質素すぎです。


その日のテーマ・議題を油性ペンで手書きをしても、身が引き締まったりすることはありません。せっかくの会議を有意義なものにしたいならば、普段とは違う雰囲気で緊張感があるほうが役立ちます。日常は考えたこともないような角度や視点から捉えることができて、予想外のアイデアが生まれることもあります。


自社の会議室の設備がお粗末ならば、貸会議室で刺激を求めるのもアリです。貸会議室専門会社が管理している部屋は、キレイに掃除されているのは当然ですし、会議をする場合に必要なアイテムもレンタルできます。会議で使う資料さえ準備するだけで、あとは特に用意することもありません。


レンタルしてくれるものとしてプロジェクター・マイクなどがあります。パワーポイントを使ってプロジェクターで会議をすれば、ホワイトボードを使うよりもインパクトも説得力もあるプレゼンテーションができます。プロジェクターのレンタル料は数万円ですが、購入するよりは安くなります。頻繁に利用するならば良いですが、あまり利用することがないならばレンタルがいいでしょう。


会議室のサイズも10名ほどの定員のところもありますし、40名ほどの大きさのところもあります。会議に参加する人数や目的に応じた部屋を選ぶことができます。ダラダラして緊張感がないような会議をしているならば、会社の近くの貸会議室で一度会議をしてみることをお勧めします。

 

 貸会議室の相場

 

貸会議室の相場はオプションやロケーションによって差があります。どういった目的で使うのかを考えてコストパフォーマンスに見合うものを選びましょう。会社の業務はいろいろありますが、特に重要なものは会議です。現在、進行中のビッグプロジェクトの進捗状況がどうなのかとか、会社をこれからどういった方法に進めるのかなど、オフィスでの立ち話で済ますわけにはいきません。最近は会議室を持っていない会社も増えています。


ですが、会議を開催して議論する必要はあります。大手企業の場合は会議室を確保することも、それほどハードルは高くないかもしれません。しかし、中小企業の場合は、もともと会議室がないケースは珍しくありません。そんな場合は、菓貸会議室を借りるといいでしょう。


都市部に会社があれば、貸会議室の選択肢も増えます。そこで気になるのが一般的な貸会議室の相場です。使用料は貸会議室運営会社によって違います。傾向としては、日曜日や祝日は倍になることもあります。使用する時間も長くなれば料金は高くなります。10名から20名ほどのスペースとなりと1時間あたり1,500円程度から6,000円から7,000円と巾があります。


 

 貸会議室の支払方法

 

貸会議室を借りる時に気にしなければならないのは費用の問題でしょう。どういったクオリティー・レベルのモノによって違いますが、一等地にあるような建物の貸会議室のなると同じ広さのスペースであっても２倍以上のコストになることは珍しくありません。こういったハイクオリティーのビルを使うのは、一部上場企業とかITベンチャー企業のような会社です。


そうではなくて、コツコツと利益を重ねていくような一般的な会社は、身の丈にあったレベルのおトク感のある貸会議室を選ぶといいでしょう。経済的にゆとりがある会社ならば、キレイなインテリアにすることができます。また、お洒落感のあるオフィスを購入すればいいのです。しかし、スペースやインテリアの問題だけではありません。


それ以外のサービスも気にかかります。例えばイベントや会議のサポートをしてくれる秘書のようなサービスもオプションとして提供してくれる場合もあります。プレゼンで使う資料を扱ってくれたり、欠席者がでたりしたら会社の担当者に連絡をしたりしてくれます。


会議に最適なテーブルやイスのセッテイングをしてくれるならば、助かるでしょう。スペースを貸すだけの貸会議室運営会社もありますが、付帯サービスがあるところは重宝します。


さて、本題の支払いについてですが、仮予約後に請求書が送られています。そこに記載されている口座に振り込む場合もあるし、クレジットカードで決済できることもあります。公式サイトには支払の項目で説明されている場合もあります。ここをしっかりとチェックしましょう。


支払と同時に注意したいのはキャンセル料です。直近のキャンセルになると使用料の８割や全額がキャンセル料として請求される場合もあります。支払方法だけでなくキャンセル料もチェックしておくべきことです。


 

 まとめ

 

いかがでしたでしょうか？知っている人だけがトクをする！こんな利用方法があった会議室利用テクやノウハウについてご紹介してきました。企業が生き残るには停滞していてはいけません。業務の無駄や改善点は常に考えなければなりません。自社の社員だけで会議をしていてもアイデアがでてこないこともあります。


それは、あまりにもルーチンワークに慣れてしまっているからです。新しいことを……なんていわれても浮かび上がってきません。少しスランプを感じるならば、セミナーなどに出てみると刺激になります。いろいろな経験をするためにも貸会議室を使うことで新しい経験ができます。キレイにメンテナンスされている部屋であれば、来場者も集中して、あなたの話を聞いてくれるでしょう。

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